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n0482:计算机技术在工程档案管理中的应用

时间: 2019-03-12阅读:

摘要 随着我国工程事业的蓬勃发展,工程档案管理的重要性日益突出。在信息化时代的发展势头下,为提高工程档案的管理水平,计算机技术的使用成为了工程档案管理的必然趋势。本文根据分析工程档案管理模式的现状,对计算机在工程档案管理中所起的作用进行分析。

[关键词]计算机技术 工程档案管理

1 科学整理工程档案,为计算机管理做好基础工作

随着我国经济水平的不断提升,为满足我国交通和物流需求,极大程度上推动了高速公路工程的发展。每项高速公路工程竣工后,施工单位都有大量的工程档案需要移交给相关部门,采用传统手工立卷的管理模式己无法让相关人员及时获取施工档案的相关信息。为提高工程档案的使用性和及时性,满足工程技术人员需求和发挥出应有作用,将工程档案材料系统化和条理化,成为工程档案管理面临的重大问题。

1.1 传统档案管理状况

工程档案中所对应的文件材料通常具备数量多、种类杂、涉及范围广和较高利用率等特性,为确保文件的妥善保管,则需重视立卷工作。为了保障工程档案的质量,在相关材料入馆后,都会由特定的人员将其进行标准立卷,通常将工程档案中的文件材料、竣工图纸分别立卷,档案卷厚度一般为3-4cm,工程程序的处理都是采用手工方式,对文件资料进行整理、手抄、编目、填卡入库和上架提供利用。传统的工程档案管理存在耗时较长和所经工序较多的弊端。

1.2 工程档案管理方式的改变

现代化档案管理模式的运用,对档案实体的重视度有增无减,现代化管理的能否成功,主要取决于基础工作的落实是否到位。因此,必须重视基础管理的作用。为此,在微机项目检索的基础上开展改进工作,提高工程档案材料的有序性,为工程计算机管理营造良好的条件。

(1)将每项工程竣工后的相关文件资料细化分写,根据综合类、施工类、竣工类排列,根据工程设立代号,并存储至计算机,立卷人员在整理档案时只要将档案名称根据标准顺序排放和填写代号、编制页码后就可录入微机打印卷内目录;

(2)组卷过程中采用流水号登记,装盒后根据大流水排架固定库、柜、节,一次性完成工程档案项目著录卡片,将所有信息录入微机存储;

(3)计算机辅助立卷的解决,可通过工程档案的分类,在计算机处理之后将卷内文件目录、卷盒内案卷名称卡片打印出来,经立卷人员装订后直接入库上架使用。

2 计算机在工程档案管理中的应用

工程档案的意义在于对工程建设的真实记录,是对社会活动最原始信息资源的直接反馈,对社会经济发展有着重要的意义,为此,受到越来越多的人们关注。随着社会各界对工程档案的要求不断增高,在一定程度说那个加大了工程档案现代化管理的压力。要想档案管理、统计、编目和检索等相关工作实现自动化,档案储存和提供利用更为便捷,对传统档案管理模式的改革变得刻不容缓,且主要是要改变工程档案管理的现状。

2.1 建筑工程档案的信息储存

通过将工程项目档案的相关內容和卷内目录录入微机的方式,将实体档案转变为二次信息档案,提高档案的直观性和可读性,为利用者提供便利,有效提升档案的利用率。

2.2 编制检索工具

经计算机加工处理后,将工程档案整合成条目式,即可将总目录打印出来。在计算机无法自动检索的情况下使用手工检索,此外,还可为相关利用人员或单位设立检索工具。

2.3 工程档案的统筹计划

基于计算机技术的辅助,其可以通过摘录组合的形式,数据按照一定规则进行统计,常见的有按照类别、年份以及地点等,有些还可以按照保管的期限以及密级等。借助计算机的帮助可以按照用户的意图在极短的时间内准确的提供所需要的讯息,大大提高了相关人员的工作效率,为后续工作的推进提供了巨大帮助。

3 基于计算机的档案管理优势

过去工程档案的收集管理以及鉴定等,均为传统的经验思想所束缚,其形式相对单一、内容复杂。近些年,随着科学技术的发展,尤其是计算机及互联网技术的推广,给人们生活带来巨大改变的同时,也给工程领域带来了巨大变革。为了满足用户对于档案传播速度快、覆盖面广以及内容精确等的需要,利用计算机为辅助的档案管理无疑是最佳选择。基于计算机的辅助,可以快速保障档案的管理,实现连续不间断、系统地进行档案的梳理管理,过去对于一些需要耗费大量人力解决的问题,基于计算机辅助往往可以瞬间得到解决。众所周知,工程档案管理是一项具有深远意义的基础形式工作项目,确保档案的良好管理是档案管理人员的责任,也是现代化工程建设向前发展的必要前提。因此,对于管理人员而言,应当做到正确应用工具进行档案管理,实现档案的利用价值,为城市现代化建设以及其他服务,使得工程档案庞大的数据信息库得以创造更大的社会价值。

4 总结

档案管理工作是一项复杂的工程,对于档案人员而言,其需要面对庞大的资料信息库。如果单纯依靠传统的技术手段进行管理势必影响工作效率同时也无法实现档案库的价值。而借助计算机的辅助,可以最大化实现对档案的快速管理。在时下信息量爆炸的时代,单纯依靠人工进行档案资料的梳理已经不那么现实,唯有依靠计算机强大的计算能力才可以实现对档案的管理,绽放出档案库应有的价值。

参考文献

[1]王连华,浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J].工程技术:引文版,2015 (65).

[2]陈光,彭晶.计算机技术在档案管理中的应用[J].兰台内外,2010 (06):32-32.

[3]刘琪,浅谈计算机技术在现行档案管理中的应用[J],科技信息:学术研究,2008 (36):256.

[4]杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J].科技创新与生产力,2014 (02):32-34.

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