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cm0304窗口化:煤炭企业信息系统项目的风险管理研究

时间: 2018-11-30阅读:

摘要:信息技术的快速发展以及在市场上的推广应用给煤炭行业带来了巨大的发展机遇。随着自动化技术和信息管理技术的发展,煤炭企业信息化正向管控—体化、智能化、数字化的方向发展,建设数字化矿山已经成为煤炭行业未来发展的大方向。然而,在建设信息系统项目的过程中,同时也存在各种不确定因素,就会发生各种风险,如果不对风险进行管理,信息系统项目建设将不能如期保质开展,进而威胁到煤炭企业的安全。因此,加强对煤炭信息系统项目建设的风险管理尤为重要。鉴于此,该文将依据对信息系统风险管理的理解及相关经验,指出煤炭企业信息系统项目的风险特点,并提出有效的风险管理措施,以进一步保证煤炭企业信息系统项目的顺利实施。

关键词:煤炭; 信息系统; 风险管理

中图分类号:TP393 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2018)21-0296-02

随着煤炭企业的发展,提升现代化的管理水平必须依托先进的技术手段作支撑,逐步、系统地构建了涵盖公司管理、生产、营销、安全各方面的集“数字化、信息化、自动化”于一体矿山数字化信息管理系统。不过,随着煤炭企业对信息系统的依赖程度不断提高,信息系统项目建设过程中的技术与管理方面的问题与不足在一定程度上影响着煤炭企业信息系统项目建设的顺利进行,从而对煤炭企业的发展产生不小的影响。所以,对煤炭企业信息系统项目进行有效的风险管理尤为关键。

1信息系统项目风险管理介绍

项目风险管理是指在项目的整个生命周期内,项目管理人员在合理使用多种管理方法、技术和工具的基础上,通过风险预测、风险识别和风险评估,对项目活动所涉及的风险进行有效控制,并提前做出防范措施,最大限度地保证风险事件的有利结果,合理地处理风险事故的不利后果,并确保以最小的成本保质保量地完成项目的总目标。在信息系统项目建设运行过程中,不确定因素太多,难免会出现一些问题,比如,需求不明确、技术不稳定等,这些不确定因素一旦变得与预期不同,风险就发生了;因此,实施完善的风险管理对信息系统项目是大有裨益的。对信息管理系统展开风险管理,实施有效的风险管理措施,让风险处在可以预计、控制和跟踪的范围内,能够在一定程度上减少信息系统失误或者是失败的概率,可以起到降低成本的作用,确保信息系统项目总目标的实现。

2煤炭企业信息系统项目建设的风险特点

2.1项目风险意识薄弱

目前信息技术日新月异,而且煤炭企业对IT市场的了解甚少,对其专业技术要求深度不够,因此信息化项目难免会产生各种各样的风险。企业一般只注重硬件配置,关注技术层面的功能能否实现,而忽视了科学的分析和评价,最终可能导致项目目标无法实现。曾在2012年S煤矿根据集团要求,利用有限的资金,刚上了使用小灵通的煤矿井下通信系统,而没过几个月,整个煤炭企业都推行使用手机的井下无线通信系统,致使原来的井下通信系统犹如鸡肋,运行中诸多不便严重影响企业的安全生产效率。诸如以上类似項目都是由于企业对信息系统项目风险的认知不够充分,没有建立起相应的风险管理体系,更没有施行有效的风险措施,才导致煤炭企业信息系统项目风险的发生,造成信息化项目经常性的延期、超过预算,对信息系统项目的风险识别和管理产生严重的影响。

2.2风险识别和风险管理手段落后

由于煤炭企业普遍缺乏既掌握现代信息技术又精通项目管理的工具和方法的复合型人才,无法对煤炭企业信息系统项目进行科学的建设与管理,很难识别项目潜在的风险,对未知风险的预测和判断不足,并且当风险出现时,处理风险的手段相对简单。然而,风险的识别和管理是非常重要的。在面临风险前,尽早做出预测,并及时采取预防对策。通过这种方式,可以最大限度地减少风险,还可以将项目风险造成的损失降到最低。

2.3需求不确定,目标不明确

煤炭企业往往对信息系统项目范围和应用功能方面的认知不足,其确定的项目目标也是简单的不清晰的。其次,由于国家和行业政策发生变化,企业业务流程不断调整,再则新系统的应用对企业业务的影响等,都会导致需求出现不确定性风险。首先是项目需求分析工作不够彻底、不够深入,需求分析人员专精技术而不熟悉业务,习惯性从“专业”或“学术”角度看问题,缺乏广阔的视野,没有从客户的角度出发分析问题,从而没有能够真正发掘出客户的所有需求,对关键的业务流程的了解也不充分。其次,在需求分析过程中,对各方面、各层次目标的权衡不是很充分,导致一些操作功能设计较弱,一些必要的决策分析功能难以实现。再次,是信息系统应用部门没有深入参与需求分析过程和活动,很多人员不了解要建设项目的预期目标,只有模糊的概念,企业决策层、管理层、执行层之间对项目的理解不一致,思想不统一。最后,是缺乏与决策层的深度交流,没有把握项目建设的最终目标,不能贯彻企业决策层的真正意图。这样开发出来的系统自然得不到使用者的认可,不符合原来设想的使用价值,有时甚至需要推倒从来,造成时间拖延和资源浪费。

2.4项目延期、变更频繁

信息系统项目建设本身也是一项风险活动和过程,需要有效的协调和管理,才能成功地实现目标。导致项目延期、经常性出现变更的表现主要有:前期沟通不畅导致需求变更;项目范围不清晰,随着项目的进展,需要完善、修改或者增加额外功能;工作规划没有针对性或者执行力度不够;管理工作存在盲目性和随意性;领导层对项目的支持不足或缺乏支持;项目管理人员经验欠缺,进度估算不准确;项目资源配置不足或者配置不合理;项目资金有限或资金不能及时到位;关键人员离岗、研发团队成员不稳定;项目所需设备、材料未能及时交货等多方面。

3煤炭企业信息系统项目的风险管理措施

3.1加强项目风险管理意识

对于信息系统项目面临的各种风险,企业各级管理人员应正确认识项目风险本质,以积极的态度对待项目风险;企业必须加大风险管理工作力度,务必高度重视、强化风险管理意识,切实将基本要求落实到日常管理当中。只有当公司的所有成员都清楚地认识到项目风险对项目的破坏性和项目风险管理的迫切性,尤其是公司的领导层,从思想上要充分重视项目风险的管理过程,项目风险管理才可能发挥到相应的作用,成为促进公司信息系统项目成功的重要保障。

3.2加强项目沟通管理

需求不确定性的风险绝大部分是因为参与者的理解偏差和沟通不足造成的。所以,有必要建立完善的沟通方式,以便信息的顺利传递。在系统调研阶段,应与系统开发人员多次展开深入的交流,让他们明白业务流程及项目目标,了解不同层次人员的需求特点,特别是决策层的战略意图尤为关键。可以根据不同使用人员的信息反馈让开发商不断加以改进,要求开发商建立系统模型来展示未来的目标系统,最后,双方达成共识,形成双方一致通过并签署的需求说明书。

3.3运用科学的项目管理工具

科学地运用项目管理工具和技术,在很大程度上可以减少管理工作量,缩短项目周期。目前,有很多非常好用的项目管理工具可供参考和借鉴。比如,MSProject,可以有效地管理项目的范围、时间、人力资源和费用,能够灵活分析项目的成本、进度、挣值。使用计划比较甘特图,节省用于分析进度的时间;用于制定进度表的项目管理软件能够追踪、比较计划日期与实际日期,预测实际或潜在的项目进度变更所带来的后果,是进度控制的有效工具;还有,SWot分析技术被用来从项目的各种优势、劣势、机会和威胁来检查项目,并包括内部产生的风险,从而使考虑风险更加全面。

3.4制定严谨的项目进度计划

在项目启动后,召开关于制定进度计划的会议,采用甘特图和网络图等方法,制定项目总体计划,通过定义项目范围,创建WBS,对工作进行细分,在各个关键点设置里程碑事件,科学地制定项目进度计划,设置恰当的监控点;对项目进展报告及当前状态及时记录并检查,进行偏差分析,提出对应的进度控制措施,比如:资源分配、赶工、以及对关键路径活动和非关键路径活动设定不同的阀值以决定是否采取纠正措施等。应当指出,按照業务的关键要求,项目活动的风险评估应当优先执行。在严格把关测试的同时,还要将实施、测试和审核同时进行,必要时采取阶段性验收。这样不仅可以保证项目的质量和进度,而且还能降低项目变更及验收的风险。

3.5实行有效的风险监控措施

风险监控技术包括风险再评估、风险审计技术绩效衡量、变差和趋势分析、储备金分析和状态审查会等。风险监控活动,主要是跟踪已查明的风险,监测风险发生的迹象,对已查明的风险进行更深入的分析,监测残余风险和查明新的风险,确保风险计划的执行,并评估这些计划在避免风险和减少风险方面的成效。风险监控过程中,有必要使用替代策略,实施应急计划,甚至需要采取纠正措施或重新制定项目计划。风险监控记录与应急计划执行相关联的风险量度,是项目整个生命周期中一个持续进行的过程。良好的风险监控过程能提供大量丰富的信息,帮助项目管理者在风险发生前做出有效的决策。

4结束语

综上所述,煤炭企业信息系统项目在建设过程中,难免出现各种各样的风险,进而对煤炭企业的正常运营造成一定的影响。因此,根据煤炭企业信息系统项目建设的风险特点,提出有效的项目风险管理对策与措施,对强化煤炭企业信息系统项目的建设具有十分重要的意义。

参考文献:

[1] 谭志斌,柳纯录.信息系统项目管理师教程[M]. 3版.北京:清华大学出版社,2017.

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[3] 王建.银行信息系统项目建设的风险管理研究[J].计算机光盘软件与应用,2014,17(11):24+26.

[4] 郑淑艳.企业管理信息系统项目实施中的风险管理[J].中国会计电算化,2004(10):32-34.

【通联编辑:王力】

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